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Debitoren anlegen und verwalten

Einleitung

Debitoren sind, wie auch die Kreditoren, ein äußerst wichtiger Bestandteil Ihres Unternehmens. Bevor Sie die täglich anfallenden finanziellen Bewegungen anlegen und verarbeiten können, müssen Sie die hierzu erforderlichen Debitoren anlegen. In der Debitorenverwaltung werden detaillierte Informationen hinterlegt. Sämtliche an einen Debitor gekoppelten Bewegungen können Sie sich aus seiner Verwaltung heraus anzeigen lassen.

Zusätzlich wird ein Debitor, der Ihr Kunde wird, im Icon Kunde des unteren Fensterbereichs mit Datum und einem grünen Haken gekennzeichnet.

Die Debitorenverwaltung kann in zwei unterschiedlichen Ansichten aufgerufen werden: Im Modus Kurz und im Modus Erweitert. Ob Sie den erweiterten Modus aufrufen können, hängt von Ihrem Lizenzumfang ab. Voraussetzung ist, dass Sie mit dem Modul CRM arbeiten. Dieser Modus enthält diverse zusätzliche Informationen und auch mehr Felder, Reiter und Buttons als der kurze Modus.

Folgende Funktionen können nur im Modus Erweitert ausgeführt werden:

Im Fenster Kontakte - Debitoren - Erweitert gibt es die folgenden Reiter:

Basisdaten
Marketing
Ansprechpartner
Finanziell
Untersystem
• Vertrag
• Verwaltung
• Bewegungen
• Doc.
• Personenbezogene Datenklassifizierung
• Zusatz
• Logbuch

   

Hinweis: Dieses Dokument beschreibt den Reiter Basisdaten im Modus Erweitert. Auch alle weiteren Reiter der Debitorenverwaltung werden im Modus Erweitert beschrieben.

Menüpfade

• Fibu/Debitoren/Verwalten, CRM/Kontakte/Kontakte verwalten: Zum Anlegen neuer Debitoren gehen Sie in diese Menüs und klicken im Auswahlfenster auf den Button Neu.
• Fibu/Debitoren/Verwalten, CRM/Kontakte/Kontakte verwalten: Zum Bearbeiten von Debitoren gehen Sie in diese Menüs, markieren im Auswahlfenster einen Debitor und klicken auf den Button Öffnen.

Beschreibung

Bereich Allgemein

Name

Geben Sie hier den Namen des Debitors ein. Diese Eingabe ist Pflicht.

 LinkedIn

LinkedIn ist ein berufliches Netzwerk, in dem Sie mit Ihren Kunden und Lieferanten in Kontakt stehen können. Wenn Sie auf dieses Icon klicken, wird die Anzahl der LinkedIn Anwender angezeigt, die im Unternehmen des Debitors arbeiten. Wie detailliert die angezeigten Informationen sind, hängt von Ihrem Anmeldestatus in LinkedIn ab. 

Hinweis: Sie werden direkt zur Webseite Linkedin.com weitergeleitet.

Art / Status

Wählen Sie aus dem ersten Feld die Art des Debitors aus.

• Pot. Interess.: Potenzielle Interessenten haben bisher kein Interesse an Ihren Produkten gezeigt. Diese Kontakte stammen häufig aus externen Quellen.

• Pot. Kunde: Potenzielle Kunden haben bereits Interesse an Ihren Produkten gezeigt, bisher aber noch kein Verkaufsangebot angefordert.

• Interessent: Interessenten sind potenzielle Kunden, die beabsichtigen, zukünftig Ihre Produkte zu kaufen. Ein Interessent ist noch kein Kunde.

• Kunde: Der Kunde hat bereits Ihre Produkte gekauft, wobei eine vertragliche Vereinbarung entsteht.

• Partner: Partner sind Kontakte, die keine produktbezogene Geschäftsbeziehung zu Ihnen haben, z. B. Mitglieder der Geschäftsleitung, Investoren oder Mitbewerber.

• Händler: Ein Händler verkauft und unterstützt Ihre Produkte, indem er einen oder mehrere Ihrer Kunden mit verwaltet.

Wenn der Debitor im Menü CRM/Kontakte/Kontakte verwalten angelegt wird, wählen Sie seine Art vor dem Öffnen des Verwaltungsfensters.

Wenn der Debitor im Menü Fibu/Debitoren/Verwalten angelegt wird, ist das Feld Art deaktiviert und automatisch mit Kunde belegt.

Im zweiten Feld wird der Status des Debitors gewählt:

• Aktiv: Dieser Status ist üblich für Debitoren, denen Sie regelmäßig Produkte oder Serviceleistungen verkaufen. Dieser Status wird als Standard vorgegeben.
• Gesperrt: Wenn Sie diesen Status wählen, werden sämtliche Bewegungen des Debitors gesperrt. So können Sie neue Forderungen vermeiden, aber immer noch Zahlungen für bereits getätigte Lieferungen einfordern und verarbeiten. Verkaufsaufträge können angelegt, Rechnungen versendet werden und Zahlungen eingehen. Es ist aber nicht mehr möglich, dem Debitor Waren zu senden (Lieferung, Versand). Eine finanzielle Buchung löst die Meldung aus, dass der Kunde gesperrt ist. Trotzdem können Sie die Erfassung fortführen.
• Pilot: Wählen Sie diesen Status für Debitoren, die Produkte nutzen, die noch nicht für den kommerziellen Gebrauch fertig gestellt wurden.
• Referenz: Diesen Status können Sie für Debitoren wählen, zu denen Sie eine gute Geschäftsbeziehung besitzen.
• Passiv: Dieser Status ist üblich für Debitoren, die Ihre Produkte früher gekauft haben, aber bereits seit einiger Zeit nicht mehr zum Umsatz Ihres Unternehmens beitragen.

 Nicht aktiv

Über Klick auf dieses Icon wird der Status eines Debitors auf Nicht aktiv gesetzt.

Im Listenfeld Anfrage: Nicht aktiv des Bereichs CRM der Allgemeinen Einstellungen muss zu diesem Zweck eine Anfrageart ausgewählt werden. Beim Ändern des Debitorenstatus auf Nicht aktiv wird eine Anfrage aufgerufen, in der Sie neben diversen anderen Daten den Grund für die Deaktivierung des Kontakts angeben können. Diese Anfrage wird anschließend im Reiter Untersystem gespeichert.

Hinweis: Das Icon ist nur verfügbar, wenn das Modul CRM in Ihrer Lizenz enthalten ist.

Debitor

Geben Sie einen eindeutigen Code für den Debitor ein. Der Code kann z. B. für eine schnellere Suche nach bestimmten Debitoren genutzt werden.

Hinweis: Der Debitorencode wird automatisch generiert, wenn Sie im Bereich Kontakte der Nummerneinstellungen einen Nummernbereich in den Feldern Bereich: Starten und Bereich: Ende festgelegt haben. Sobald ein neuer Debitor gespeichert wurde, kann dieser Eintrag nicht mehr geändert werden.

Anrede / Name Ansprechpartner

Wählen Sie aus dem ersten Feld Anrede eine Anrede für den Ansprechpartner aus. Diese Eingabe ist Pflicht.

Geben Sie im zweiten Feld Name Ansprechpartner den Namen des Ansprechpartners ein. Diese Eingabe ist Pflicht.

 Ansprechpartner: Über dieses Icon wird das Fenster Ansprechpartner geöffnet, in dem Sie die Felder Initialen, Vorname, Zweiter Vorname und Nachname füllen können. Der Nachname ist eine Pflichteingabe.

Funkt. Beschr. / Berufsbez.

Geben Sie die Funktionsbeschreibung des Ansprechpartners ein.

Über das Browserfeld Berufsbez. kann dem Ansprechpartner eine Berufsbezeichnung zugeordnet werden.

Klassifizierung

Wählen Sie aus diesem Browserfeld den Klassifizierungscode des Debitors aus. 

Siehe: Klassifizierungen anlegen und verwalten

 Visitenkarte

Über dieses Icon kann die Visitenkarte des Debitors als Grafikdatei in das links neben dem Icon liegende Feld geladen werden.

Hinweis: Erlaubt sind die Dateiformate JPG, GIF und BMP.

Notizen

In diesem Feld kann eine Notiz zu dem Debitor erfasst werden.

 Timestamp: Klicken Sie auf dieses Icon, um einen Timestamp in das Feld einzufügen. So ist erkennbar, wer die Notiz zu welchem Datum und zu welcher Uhrzeit angelegt hat.

Notizen beim Buchen anzeigen

Wenn diese Checkbox markiert wird, wird die oben erfasste Notiz beim Erfassen von finanziellen Buchungen direkt, und in Verkaufsaufträgen, RMA-Aufträgen, Daueraufträgen und Angeboten im Fenster der Bedingungen, angezeigt.

Bereich Anschrift

Anschriftenarten / Land

Wählen Sie aus dem ersten Feld Anschriftenarten die Art aus, in der Sie üblicherweise mit dem Debitor Kontakt aufnehmen:

• Besuch
• Lieferung
• Rechnung
• Post
• E-Mail

Als Standard wird Besuch vorgegeben.

Siehe: Anschriftenarten anlegen und verwalten

Hinweis: Wenn als Anschriftenart die Option E-Mail gewählt wird, werden alle Folgefelder, die Daten zur postalischen Anschrift enthalten, nicht mehr benötigt. Das Fenster zeigt erst wieder die Felder Telefon / Fax an.

Wählen Sie aus dem zweiten Feld Land den Ländercode zu der Debitorenanschrift aus.

Siehe: Länder anlegen und verwalten 

 Webseite

Wenn im Feld Anschriftenarten die Option E-Mail gewählt wurde, wird das Feld Webseite angezeigt. Geben Sie hier die Homepage des Debitors ein und klicken auf dieses Icon, um seine Webseite aufzurufen.

Hinweis: Wenn als Anschriftenart die Option E-Mail gewählt wird, werden alle Folgefelder, die Daten zur postalischen Anschrift enthalten, nicht benötigt. Das Fenster zeigt erst wieder die Felder Telefon / Fax an.

 Anzahl: Anschriften

Über Klick auf dieses Icon wird das Fenster 'Debitorenname' - Anschriften aufgerufen. Das Fenster enthält alle von Ihnen angelegten Anschriften, die abhängig von der gewählten Anschriftenart aufgelistet werden.

Anschrift 1, 2, 3

In diesen drei Zeilen kann die Anschrift des Debitors erfasst werden.

Postleitzahl / Ort

Geben Sie im ersten Feld die Postleitzahl zu dem Ort ein, der im zweiten Feld erfasst wird.

Geben Sie hier den Ort zu der Debitorenanschrift ein.

Bundesland

Wählen Sie aus diesem Browserfeld das Bundesland zu der Debitorenanschrift aus.

 Landkarte

Über dieses Icon wird die Anschrift des Debitors auf einer Weltkarte angezeigt. Die Karte wird in Google aufgerufen.

 Strecke

Über dieses Icon wird die Strecke angezeigt, die von Ihrer Firmenanschrift zu der Anschrift des Debitors führt. Die Karte wird in Google aufgerufen.

Hinweis: Die Anschrift Ihrer Firma stammt aus den Einstellungen Mandantendaten.

 Telefon / Fax

Geben Sie im ersten Feld die Telefonnummer des Debitors ein. Über Klick auf das Icon kann der Debitor innerhalb des Systems angerufen werden.

Hinweis: Das Telefon-Icon kann nur genutzt werden, wenn das Modem aktiviert ist. Hierfür müssen diverse Komponenten konfiguriert werden.

Geben Sie im zweiten Feld die Faxnummer des Debitors ein.

Fußbereich

Dieser Bereich zeigt den Prozessfluss an, d. h. den Fortschritt des Debitors vom Potenziellen Interessenten über den Potenziellen Kunden und Interessenten bis zum Kunden. Zusätzlich werden der Ertrag des aktuellen Jahres und des Vorjahres, der offene Saldo und der noch zu fakturierenden Betrag angegeben, sowie die Anzahl der Rechnungen, Aufträge, Angebote und Untersysteme.

 Klicken Sie neben dem Feld Anzahl Untersysteme auf dieses Icon, um das Fenster Kontakte zu öffnen. Hier werden in einer Liste Art und Anzahl der Anfragen angezeigt, die im Reiter Untersystem zu dem Debitor angelegt wurden.

Bereich Kundenzufriedenheit

Dieser Bereich enthält das Ergebnis der Erhebung zur Kundenzufriedenheit nach Produkt und Service. Wenn noch keine Erhebung durchgeführt wurde, wird hier <Nicht verfügbar> angezeigt.

Siehe: Erhebung zur Kundenzufriedenheit

Buttons

Erweitert / Kurz

Der Modus Erweitert ist der Standardmodus beim Aufruf der Debitorenverwaltung. In diesem Modus werden elf Reiter mit diversen zusätzlichen Feldern angezeigt.

Der Button Kurz kann im Modus Erweitert angeklickt werden. Dieser reduzierte Modus der Debitorenverwaltung enthält sechs Reiter.

Organisationsdiagramm

Über diesen Button kann ein Diagramm geöffnet werden, das die Organisationsstruktur des Debitorenunternehmens anzeigt, inklusive Hauptniederlassung, Tochtergesellschaften, den jeweiligen Ansprechpartnern, Art und Status der Debitoren. Das Organisationsdiagramm wird in MS Excel aufgerufen.

Beispiel:

Hinweis: Voraussetzung für die Aktivierung dieses Buttons ist, dass der Debitor Tochtergesellschaften besitzt.

 E-Mail

Über diesen Button können E-Mails an die Ansprechpartner der Debitoren gesendet werden. Wenn Sie mehr als eine Person mit E-Mail-Anschrift angelegt haben, wird zuerst das Fenster Ansprechpartner aufgerufen, aus dem der gewünschte Adressat über den Button Auswählen selektiert werden kann. Anschließend wird dessen E-Mail-Account aufgerufen.

Grafik

Über diesen Button werden Grafiken zu den Artikeln, die der Debitor eingekauft hat, in MS Excel aufgerufen. 

Das Fenster Excel: Grafik wird aufgerufen, in dem Sie vor Anzeige der Grafik einen Bereich an Artikeln und Sortimenten selektieren können.

Debitorenauszug

Über diesen Button wird der Debitorenauszug aufgerufen, der sämtliche finanziellen Bewegungen des Debitors enthält.

Siehe: Debitorenauszug

Zusammenfügen mit Word

Über diesen Button wird das Fenster Zusammenfügen mit Word aufgerufen, über das eine Briefvorlage für den Debitor ausgedruckt oder auch per E-Mail versendet werden kann.

Nach Klick auf den Button Starten wird die im Browserfeld Layout gewählte Dokumentvorlage (z. B. ein standardisiertes Kundenanschreiben) geladen, die zuvor in MS Word angelegt worden sein muss.

Hinweis: Im Original enthält eine solche Vorlage Felder für die Anlage von Serienbriefen an mehrere Debitoren.

Angebot

Über diesen Button wird das Erfassungsfenster zum Anlegen neuer Angebote für den Debitor aufgerufen.

Siehe: Angebote anlegen und verwalten

Neuer Auftrag

Über diesen Button wird das Erfassungsfenster zum Anlegen neuer Verkaufsaufträge für den Debitor aufgerufen.

Siehe: Verkaufsaufträge anlegen und verwalten

Untersystem

Über diesen Button wird ein Untersystem, d. h. eine auf den Debitor bezogene Anfrage angelegt, wie z. B. eine Vertriebsfrage, Supportfrage oder ein Kundenkontakt. Wählen Sie im Browser Untersystemarten ein Untersystem aus, und klicken Sie auf den Button Auswählen. Das Fenster zur Verwaltung von Untersystemen wird aufgerufen, in dem Sie alle für die Anfrage relevanten Informationen erfassen. Nach dem Speichern wird die Verwaltung der Untersysteme geschlossen und die erstellte Anfrage im Reiter Untersystem der Debitorenverwaltung abgelegt. 

Siehe: CRM-Untersystemarten anlegen und verwalten

Speichern

Speichern Sie Ihre Eingaben.

Neu

Legen Sie einen neuen Debitor an.

Schließen

Schließen Sie die Debitorenverwaltung.

Zugehörige Dokumente

• Debitoren anlegen und verwalten - Reiter Marketing
• Debitoren anlegen und verwalten - Reiter Ansprechpartner
• Debitoren anlegen und verwalten - Reiter Finanziell
• Debitoren anlegen und verwalten - Reiter Untersystem
• Debitoren anlegen und verwalten - Reiter Vertrag
• Debitoren anlegen und verwalten - Reiter Verwaltung
• Debitoren anlegen und verwalten - Reiter Bewegungen
• Debitoren anlegen und verwalten - Reiter Doc.
• Debitoren anlegen und verwalten - Reiter Personenbezogene Datenklassifizierungen.
• Debitoren anlegen und verwalten - Reiter Zusatz
• Debitoren anlegen und verwalten - Reiter Logbuch
• Auswahlfenster der Debitoren
• Debitorenauszug
• Angebote anlegen und verwalten
• Verkaufsaufträge anlegen und verwalten